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Erfolgreich verhandeln
- Vollständige Kapitel -
Verhandeln müssen Sie ständig, mit Kunden, Lieferanten,
Partnern, Kollegen oder Vorgesetzten. Beachten Sie die nachfolgenden
zwölf Hinweise und es wird Ihnen gelingen, für alle Verhandlungspartner
Entscheidungsfreiheiten aufzubauen und zu tragfähigen Ergebnissen
und Abschlüssen zu kommen:
- Fingerspitzengefühl:
"Der Verhandler muss die Geduld eines Uhrmachers besitzen
und frei von persönlichen Vorurteilen sein." So beschrieb
es einmal ein berühm-ter Diplomat. Darum: Konfrontieren Sie
Ihr Gegenüber nicht sofort mit Argumenten und Forderungen.
Nehmen Sie sich zu Beginn Zeit, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre
herzustellen und einen guten Status an Übereinstimmung zu
erzielen. Dies erreichen Sie beispielsweise mit Hilfe von ein
paar persönlichen Worten oder der Diskussion unstrittiger
aktueller Ereignisse aus Sport, Film, Fernsehen oder der Kulturszene.
Auch dieser Small talk sollte jedoch nur Themen beinhalten, die
Sie wirklich interessieren. Sonst wirkt es aufgesetzt oder Sie
langweilen die Zuhörer, was negativ wirken könnte. Vermutlich
wird Ihnen dann der Stau auf der Autobahn, die Parkplatzsuche
oder das schlechte Wetter nicht mehr als einen Halbsatz wert sein
und Sie haben Zeit für Themen mit Profil.
- Ziele verfolgen und Verhandlungsspielraum
einplanen:
"Wer nicht weiß, wohin er will, wird auch nie ankommen",
sagt ein Sprichwort. Gehen Sie also mit konkreten Zielen in eine
Verhandlung, die Sie möglichst in Etappenziele aufgeteilt
haben:
- Was ist das Wichtigste für mich?
- Was ist verhandelbar?
- Was wünsche ich mir alternativ und als Ausgleich für
eventuelle Zugeständnisse?
- Wo liegt die Schmerzgrenze?
Um die Schmerzgrenze möglicher Zugeständnisse deutlich
zu machen, können Sie sich durchaus auf eine höhere
Instanz berufen. Doch gehen Sie sorgsam mit diesem Trumpf um,
sonst könnte der Eindruck entste-hen, Sie seien nicht genügend
autorisiert. Wenn andere die höhere Instanz ins Gespräch
bringen, hinterfragen Sie genau deren Intention. Viele werden
sie für das endgültige Einverständnis oder zur
Prüfung des anstehenden Übereinkommens benötigen.
Jeder, der verhandelt, muss seine Grenzen des Verhandelbaren
genau kennen oder er riskiert, dass den Ergebnissen nicht zugestimmt
wird.
Beachten Sie jedoch, nicht nur die eigenen Ziele im Auge zu
haben. Um glaubwürdig zu bleiben, müssen Sie auch
die Bedürfnisse des Gegen-übers berücksichtigen,
sonst lenken Sie die Diskussion in eine Sackgas-se. Denn erfolgreiche
Verhandlungsergebnisse werden für beide Seiten etwas positives
beinhalten. Beispiel: Wenn Sie beim Gehaltspoker selbst keine
Punkte nennen können, die für Ihren Chef von Nutzen
sind, brauchen Sie erst gar nicht in die Verhandlung zu gehen
- der Flop wäre vorprogrammiert.
Versuchen Sie auch gleich zu Beginn herauszufinden, wen Sie
vor sich haben: Den ewigen Nörgler, Idealisten, Bedenkenträger
oder Macher und Umsetzer. Das wird Ihnen helfen die Argumentationsketten
des Gegenübers nachzuvollziehen und Sie können gezielter
Kompromisse so aufbereiten, dass Sie Ihre eigenen Ziele weitgehend
durchsetzen.
- Authentisch die eigene
Stärke kommunizieren:
Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Stärke kommunizieren,
unabhängig davon, ob andere diese auch haben oder nicht.
"Sag, was Du denkst", empfehlen erfahrene Trainer heute.
Festgelegte Formulierungen und Verhaltensschemata sind dagegen
out. Authentizität und Glaubwürdig-keit ist wichtig,
denn die Diskrepanz zwischen verbaler und nonverbaler Kommunikation
wird den Spieler schnell entlarven. Wenn Sie innerlich toben,
nimmt Ihnen stoische Ruhe keiner ab. Sprechen Sie also Ihre Gefühlslage
an, wenn Ihnen danach ist. Zur Situation sollte es allerdings
passen und es muss einen konstruktiven Hintergrund haben.
- Der richtige Zeitpunkt:
Überlegen Sie in der Vorbereitung nicht nur, welche Argumente
Sie einsetzen, sondern auch wann Sie diese einsetzen, um deren
Schlagkraft voll auszuschöpfen.
Zum richtigen Timing gehört auch das Ritual des Termine-Machens:
Für Dinge, die als wichtig erachtet werden, egal ob von Ihnen,
Ihren Mitarbeitern oder Projektpartnern, sollten Sie immer einen
gesonderten Termin vereinbaren und für einen angemessenen
Rahmen sorgen. Denn zwischen Tür und Angel trifft man nur
selten Entscheidungen mit Tragweite.
- Fair & sachlich bleiben:
Bewahren Sie Ruhe und lassen Sie die Emotionen nicht allzu sehr
mit Ihnen durchgehen. Buchen Sie es nicht als Erfolg, wenn Ihre
Attacke den Gegner schlecht aussehen lässt, denn meist ist
dies kein Erfolg, sondern ein Hindernis auf dem Weg zur Einigung.
Durch Statements, die mit "Sie sind ..." oder "Sie
haben ..." beginnen, fühlen sich Gesprächspartner
oft angegriffen und werden daraufhin versuchen sich zu rechtfertigen,
was meist eine Blockade für kreatives Nachdenken ist.
Provoziert oder verletzt Sie Ihr Gegenüber, senden Sie eine
Ich-Botschaft, indem Sie das Verhandlungsklima ansprechen. Wenn
Ihr Kontrahent versucht, Sie durch Brüllen einzuschüchtern
oder mit Weinen Mitleid zu erregen, reagieren Sie am besten überhaupt
nicht. Warten Sie einfach eine Weile ab und setzen Sie an einem
unstrittigeren Punkt neu an, als wäre nichts geschehen.
Sollten Sie selbst beginnen überzuschäumen, kann es
helfen langsam bis fünf zu zählen und dann erst zu antworten
oder Sie kühlen den ersten Ärger mit einer angenehmen
Assoziation ab. Denken Sie zum Beispiel an einen Sonnenuntergang
am idyllischen Strand.
- Aktiv zuhören, nachfragen,
wiederholen und zusammenfassen:
Um Missverständnissen und Unklarheiten vorzubeugen sowie
die Gesprächspartner wirksam zu steuern, sollten Sie folgendes
beachten:
- Versuchen Sie sich auf die Botschaft des Gesprächspartners
zu konzentrieren. Mit leicht nach Vorne geneigtem Körper,
Blickkon-takt, Kopfnicken und gelegentlichen kurzen Äußerungen
("hm", "verstehe", "aha" ...)
signalisieren Sie Interesse. Hören Sie bis zum letzten
Wort zu, anstatt nach dem ersten Satz bereits über das
eigene Argument nachzudenken.
- Üben Sie sich in Geduld weniger reden und abwarten bewirkt
oft kleine Wunder. Denn eigenes Schweigen fördert das Reden
des an-deren, dieser fühlt sich ernst genommen und Sie
haben Zeit den Ü-berblick zu gewinnen. Dabei zahlen sich
Ausdauer und Durchhalte-vermögen meist aus.
- Fragen Sie nach, anstatt in eine Aussage hineinzuinterpretieren,
was Sie zu verstehen glauben. Greifen Sie mit Ihren Ausführungen
gezielt Schlüsselbegriffe aus den letzten Ausführungen
des Gegen-über auf. "Wer fragt, der führt",
heißt es im Volksmund. Geschickte Fragen zeigen, dass
Sie interessiert zuhören, um Motive und Hinter-gründe
herauszufinden. Sie geben Ihnen auch die Möglichkeit nach-zudenken
und die Gesprächsrichtung elegant zu ändern. Je nach
dem auf welche Antwort Sie abzielen, sollten Sie mit verschiedenen
Fra-geformen arbeiten:
- Offene Fragen,
wie zum Beispiel, "Was spricht gegen meinen Vorschlag?".
Damit ermutigen Sie den anderen, sich auszuspre-chen und
alles mitzuteilen, was er weiß. Damit gibt es gute
An-satzpunkte, gerade als Einstieg in einen Dialog.
- Geschlossene Fragen
sind solche, für die es genügt mit ja oder
nein zu antworten. Sie eignen sich besonders, um Dinge klarzu-stellen
und konzentrieren das Gespräch auf wichtige Punkte.
Reiht man allerdings mehrere Fragen aneinander, auf die
der an-dere wahrscheinlich mit ja antwortet, kann der Gesprächspartner
sich bedrängt fühlen und wird aggressiv reagieren.
- Suggestivfragen
leiten häufig eine Selbstverständlichkeit oder
Manipulation ein. Beispiel: "Sie wollen doch auch,
dass wir ex-pandieren?". Dabei ist der Fragende selten
an der wahren Mei-nung des anderen interessiert. Antworten
Sie am besten gar nicht oder mit einer Gegenfrage.
- Indirekte Fragen,
auch Fangfragen genannt, werden häufig in Vorstellungsgesprächen
eingesetzt. Beispiel: "Wie würde Ihr bester Freund
Sie beschreiben?" Hier gilt äußerste Vorsicht
und Sie sollten ausweichend antworten: "Die Gedanken
meines Freundes sind reine Spekulation".
Verwenden Sie in Verhandlungen so oft wie möglich die
Frage: "Was schlagen Sie vor?" Das erzeugt nicht
nur einen positiven Kit-zel bei dem Gesprächspartner,
sondern es wird später niemand sa-gen, er hätte
sich nicht einbringen können.
- Nehmen Sie nicht alle
Probleme an, die Ihnen zugespielt werden, sondern geben
Sie den Ball zurück. Oft haben Probleme auch nicht die
Bedeutung, wie es im ersten Ansatz den Anschein hat. Versu-chen
Sie Probleme zurückzustellen, so entlasten Sie sich und
können sich in der Kreativphase stärker auf das Machbare
und Erreichbare konzentrieren. Apropos Probleme: Im geschäftlichen
Umgang in Deutschland ist das Wort manchmal regelrecht verpönt
und sollte vermieden werden. Stattdessen spricht man von Schwierigkeiten
oder Herausforderungen, deutet es doch stärker auf die
Lösbarkeit und das positive In-Angriff-Nehmen hin.
- Wiederholen Sie zwischendurch
elementare Aussagen - im Sinne von "Ich habe dann
richtig verstanden, dass ...". Sagen Sie mit eige-nen Worten,
wie das eben Gesagte bei Ihnen angekommen ist und versichern
Sie sich der Richtigkeit. Vermeiden Sie jedoch eigene Interpretationen,
Bewertungen oder Unterstellungen. Wenn eine Diskussion in die
Irre zu laufen droht, hilft es sie auf den Hauptas-pekt zurückzuholen,
indem man einen Vorschlag oder eine Verhand-lungsposition wiederholt.
Wiederholungen haben auch folgende Vorteile:
- Wollen Sie nicht sofort (oder gar nicht) antworten, gewinnen
Sie mit Wiederholungen Zeit.
- Redet jemand viel, sagt aber wenig, pointieren Sie mit
Ihrer Wiederholung die Kernaussagen.
- Sagt jemand zwar etwas, legt sich aber nicht fest, können
Sie ihn "festnageln" (Sie sind also dafür,
dass ...").
- Wenn viele Argumente kommen, prüfen Sie die Prioritäten
("Am wichtigsten scheint Ihnen zu sein, dass ...").
- Wiederholen verführt andere häufig dazu, weitere
Argumente nachzuschieben. Wenn Sie den anderen aushorchen
wollen, set-zen Sie diese Methode ein.
- Am Ende einzelner Gesprächsabschnitte sollten Sie jeweils
ein Zwischenfazit ziehen. Fassen Sie zusammen, worauf Sie sich
geeinigt haben und was noch einer weiteren Klärung bedarf.
Das bringt Sie immer wieder zurück zum roten Faden der
Verhandlung, strukturiert den weiteren Ablauf und dient als
Basis für das weitere Gespräch.
- Argumente "verbildlichen":
Stellen Sie nicht nur Behauptungen auf, sondern teilen Sie etwas
in nachvollziehbaren Schritten mit. Bei einer Präsentation
setzen Sie Schaubilder ein, am besten am Flipchart oder auf einer
Overheadfolie. Beim Gespräch am Tisch kann es schon sehr
hilfreich sein eine kleine Skizze zu machen. So werden Ihre Argumente
und Berechnungen besser verstanden und schneller akzeptiert.
- Geschickt formulieren:
Um eine Verhandlung nicht in eine Sackgasse münden zu lassen,
widersprechen Sie nicht direkt, sondern versuchen Sie die Argumente…
- umzuwandeln:
Statt "Das sehe ich aber anders ..." sagen Sie besser
"Sie sprechen ein Problem an, das viele Seiten hat. Für
mich ist in diesem Zusammenhang wichtig ..."
- umzudeuten: Statt
"Da bin ganz anderer Ansicht ..." sagen Sie lieber
"Das ist auch eine richtige Überlegung, vielleicht
sollten wir aber Folgendes nicht außer Acht lassen ..."
- zu überhören:
Statt "Nun, das geht so bestimmt nicht ..."
sagen Sie eher "Ja, das ist ein wichtiges Problem, konzentrieren
wir uns jetzt auf folgenden Umstand ..."
- weiterzuleiten:
Statt "So kommen wir aber zu keinem Ergebnis" sagen
Sie lieber "Bevor wir hier Folgerungen ziehen, müssen
wir noch Folgendes beachten ..."
- Ich-Botschaften &
Wir-Botschaften:
Benutzen Sie die Ich-Form, wenn Sie über eigene Überzeugungen
sprechen. Geht es jedoch um Leistungen, sollten Sie immer die
Wir-Form verwenden ("Wir haben...", "Wird sind...",
"Unserer Ansicht nach..."), denn jeder weiß, dass
hinter komplexen Leistungen immer ein gutes Team steht. In Deutschland
kommt es außerdem besser an, wenn man sich selbst nicht
zu sehr ins Rampenlicht stellt.
Teilen Sie Niederlagen in Ich-Botschaften mit: "Ich bin enttäuscht
...", "Ich wundere mich, dass ...". Denn es ist
viel weniger bedrohlich zu hören, was der Gesprächspartner
empfindet, als wenn er mit einer Beschuldigung konfrontiert wird.
- Umgang mit Niederlagen:
Machen Sie sich bewusst, dass Verhandeln ein ständiges Geben
und Nehmen, Ausloten, Abgleichen, Aufeinanderzugehen und Abwarten
ist. Werten Sie ein Entgegenkommen Ihrerseits nicht automatisch
als Niederlage. Verhandlungen laufen nicht nach dem Prinzip "alles
oder nichts" ab.
Reine Verteilungskämpfe, die auf die Vernichtung des Gegners
abzielen, sind hier nicht das Thema, da sie nicht auf ausgewogene,
konstruktive Geschäftsbeziehungen abzielen.
Halten Sie es hier am besten mit Bismarck: "Wer seinen Gegner
zerstört oder seinen Stolz bricht, dem muss bewusst sein,
dass er sich einen Feind schafft, der sich später rächen
wird."
- Spontane Verabredungen:
Gerade wenn Sie kurzfristig einen Termin vereinbaren, informieren
Sie kurz, am besten per E-Mail als Besprechungsanfrage, worum
es Ihnen geht und welche Tagesordnung Sie planen. Damit ermöglichen
Sie dem Geschäftspartner auch eine Vorbereitungszeit und
man wird sich wesentlich gezielter unterhalten können.
- Ende gut, alles gut:
Beim Abschluss eines Gespräches ziehen Sie das Gesamtfazit.
Wieder-holen Sie noch einmal alle wichtigen Punkte, die Sie vereinbart
haben. Denn was die Gesprächspartner am Ende hören,
bleibt in der Regel am besten in Erinnerung und man geht mit dem
guten Gefühl auseinander, ein Ergebnis erreicht zu haben.
Wenn die Verhandlungen in einer Gruppe geführt wurden, ist
es zu empfehlen, die Vereinbarungen stichpunktartig auf einem
Flipchart festzuhalten. Im Falle einer persönlichen Diskussion,
sollten Sie eine nachfassende Notiz zur Bestätigung schreiben.
Dies minimiert auch das Risiko zukünftiger Missverständnisse.
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