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Netiquette, die E-Mail-Etikette
- Leseprobe -
Die schnelle Verbreitung von E-Mails erleichtert viele Kommunikationsvorgänge, hat aber auch Verunsicherung und Missbrauch zur Folge. Deshalb wurden Online-Benimm-Regeln, die so genannte Netiquette, entwickelt, auf deren wichtigste Aspekte hier eingegangen wird.
Geschäftlich wie privat
Diese Regeln gelten nicht nur im Berufsleben, sondern sie sollten auch, bis auf wenige Abweichungen, für die private Korrespondenz per E-Mail beachtet werden. Denn, auch wenn man Fremde in Newsgroups duzt, für den Schriftverkehr im Job gilt: Eine E-Mail ist ein Geschäftsbrief, in dem Anrede, Grußformel, Absenderangaben und eventuell Angaben zum Haftungsausschluss („disclaimer“) nicht fehlen dürfen. Lediglich bei schnellem Frage-Antwort-Wechsel miteinander kann auf die Anrede verzichtet werden, ohne dass dies als Mangel an Respekt empfunden wird. Bei E-Mails mit Dokumentcharakter, zum Beispiel bei juristischen Angelegenheiten, wie Mahnungen und Vertragsabschlüssen, und bei mehreren Empfängern muss die Orthographie korrekt sein. Ohnehin zeugen Tippfehler nicht unbedingt vom „Full-Time-Job“, sondern werden als Nachlässigkeit interpretiert und sind damit schlicht unhöflich. Vor dem Abschicken einer E-Mail also besser noch einmal alles durchlesen und die automatische Rechtschreibprüfung einsetzen. Beim Versenden privater E-Mails ist eine höhere Toleranz bei Anrede, Absenderangaben und auch Tippfehlern üblich. So wird ein Buchstabendreher wie „dei“ statt „die“ lediglich ein Signal für Eile sein. Wer dagegen permanent „das“ statt „dass“ schreibt, der macht auf seine fehlende Rechtschreibkompetenz aufmerksam. Schlimmer noch sind falsche Schreibweisen von Personen- oder Firmennamen: Sie werden immer als Mangel an Sorgfalt und echtem Interesse interpretiert. Gerade bei E-Mails und im Internet ist es für viele ein Hobby, Abläufe stetig weiter zu automatisieren und damit zu beschleunigen. So sollte unbedingt die automatisierte Signatur verwendet werden, auch um dem Gebot der eindeutigen Identifikation zu genügen. Weiterhin sind unternehmensspezifische Datenschutzrichtlinien („Privacy Policy“, Schutz vertraulicher Informationen) zu beachten, wobei auch das Verbot der automatischen Weiterleitung an externe Postfächer zu respektieren ist.
Die Anrede
Die erste Zeile: „Sehr geehrter Herr ... Sehr geehrte Frau ... Sehr geehrte Damen und Herren ...“ - dies sind trotz lockeren E-Mail-Stils noch immer die besten Anreden. Und dies nicht nur, wenn es sich um Personen handelt, zu denen man noch nie Kontakt hatte. Durch eine korrekte Anrede fühlt sich jeder Empfänger geehrt. „Hallo“ hört und liest man immer öfter – doch es wirkt eher als Füllwort, um zu vermeiden, gar nichts zu sagen. E-Mails, denen ein vertraulich-persönlicher Charakter gegeben werden soll, lauten auch häufig „Lieber Herr xxx / Liebe Frau xxx“. Übrigens, auch im privaten Bereich ist eine respektvolle Anrede immer ein guter Start. ...
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